Jakie są zasady korzystania z telefonu służbowego po godzinach pracy?

W dzisiejszym świecie, w którym granice między życiem zawodowym a prywatnym stają się coraz bardziej zamazane, kwestia korzystania z telefonu służbowego po godzinach pracy budzi liczne kontrowersje. Telefon służbowy jest narzędziem pracy, które ułatwia codzienne obowiązki, ale też może wprowadzać pewne problemy, jeśli chodzi o odpoczynek i granice czasu pracy. W artykule przyjrzymy się zasadom korzystania z telefonu służbowego po godzinach, a także zastanowimy się, kiedy powinniśmy wyłączyć telefon, a kiedy jesteśmy zobowiązani do reakcji.

Wykorzystywanie telefonu służbowego po godzinach pracy

Korzystanie z telefonu służbowego po godzinach pracy może wydawać się naturalnym przedłużeniem obowiązków zawodowych. Z jednej strony, jest to wygodne narzędzie, które umożliwia szybki kontakt z przełożonymi, współpracownikami czy klientami. Z drugiej strony, ciągła dostępność może prowadzić do wypalenia zawodowego i zaburzenia równowagi między pracą a życiem osobistym. Dlatego tak ważne jest, aby wprowadzić jasne zasady, które będą określały, kiedy można korzystać z telefonu służbowego, a kiedy należy z niego zrezygnować.

W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, że telefon służbowy to narzędzie, które ma służyć realizacji określonych zadań zawodowych. Po zakończeniu pracy, czyli po godzinach, wiele osób oczekuje, że będzie mogło odpocząć bez zakłóceń. Niemniej jednak, w niektórych branżach (np. IT, medycyna, prawo) obowiązuje zasada, że pracownicy są dostępni przez całą dobę, niezależnie od tego, czy trwa dzień roboczy, czy nie. Istnieją również sytuacje, w których telefon służbowy jest wykorzystywany do pilnych spraw, które nie mogą czekać do kolejnego dnia roboczego.

Zasady korzystania z telefonu służbowego

Zdecydowana większość firm powinna posiadać wewnętrzne regulacje, które dokładnie określają zasady korzystania z telefonu służbowego po godzinach pracy. Często jest to kwestia ustalona na poziomie umowy o pracę lub regulaminu obowiązującego w danej organizacji. Zasadniczo, kluczowe jest, aby pracownik wiedział, kiedy ma obowiązek odbierać telefon, a kiedy może go zignorować. Warto zwrócić uwagę, że czas reakcji na połączenie lub wiadomość zależy od specyfiki stanowiska oraz branży.

W przypadku stanowisk, które nie wymagają całodobowej dostępności, najczęściej po godzinach pracy telefon służbowy powinien być wyłączany lub ustawiony na tryb cichy. Można również skorzystać z opcji automatycznych odpowiedzi na e-maile lub wiadomości, informując, że osoba jest poza biurem i nie jest dostępna. Oczywiście, każda firma może ustalić swoje zasady, jednak zawsze warto dążyć do tego, by granica między pracą a życiem prywatnym była wyraźnie zaznaczona.

Jeśli telefon służbowy jest używany po godzinach, istotne jest, by pracodawcy i pracownicy uzgadniali, w jakich sytuacjach kontakt poza standardowymi godzinami pracy jest konieczny. Ważnym punktem jest ustalenie, czy takie połączenia są pilne, czy mogą poczekać do kolejnego dnia roboczego. Należy także zwrócić uwagę na to, aby w razie potrzeby pracodawca nie nadużywał prawa do kontaktowania się z pracownikami po godzinach.

Kiedy należy odbierać telefon służbowy?

Zasady korzystania z telefonu służbowego powinny być szczególnie uregulowane w firmach, gdzie kontakt z klientami lub współpracownikami jest niezbędny o każdej porze dnia i nocy. W takich przypadkach, gdy w grę wchodzi pilne zadanie, wymagające natychmiastowej reakcji, pracownicy są zobowiązani do odbierania telefonów służbowych. Należy jednak jasno określić, jakie sytuacje uznaje się za pilne. Powinny to być na przykład krytyczne błędy w systemie, awarie sprzętu, które mogą uniemożliwić pracę całemu zespołowi, czy nagłe zmiany w projekcie, które wymagają natychmiastowego działania.

Natomiast w przypadku pracowników, którzy pełnią stanowiska niezwiązane z bezpośrednią obsługą klienta, po godzinach pracy powinno się dążyć do zachowania ciszy telefonicznej. Oczywiście, jeśli pojawią się jakieś nagłe sytuacje, które wymagają interwencji, pracodawca powinien skontaktować się z pracownikiem w sposób uprzednio uzgodniony. Warto, by przed rozpoczęciem pracy w danej firmie, pracownik wiedział, jakiego rodzaju sytuacje mogą wiązać się z koniecznością odbierania telefonu po godzinach.

Warto także wiedzieć, że odbieranie telefonu służbowego w nocy lub w weekendy może być wynagradzane dodatkowymi godzinami pracy lub nawet specjalnymi dodatkami do pensji, w zależności od polityki firmy. Takie rozwiązanie pozwala na uniknięcie sytuacji, w której pracownik czuje się zmuszony do odbierania telefonów, ale nie otrzymuje za to wynagrodzenia.

Kiedy warto wyłączyć telefon służbowy?

Jeśli nie jesteśmy zobowiązani do pracy po godzinach, wyłączenie telefonu służbowego jest jednym z najlepszych sposobów na zapewnienie sobie przestrzeni do odpoczynku. Powinniśmy zatem jasno określić momenty, w których telefon nie będzie już potrzebny, szczególnie wieczorami oraz w weekendy. Ważne jest, aby zrobić to w taki sposób, by po powrocie do pracy nie zalegały żadne pilne sprawy, które mogłyby wpłynąć na jakość pracy w kolejnym dniu.

Oczywiście, wyłączenie telefonu nie oznacza całkowitego braku odpowiedzialności. W przypadku, gdyby wystąpiła pilna sytuacja, warto umówić się na określony czas kontaktu. Jeśli jesteśmy liderami w zespole, należy ustalić, które sprawy wymagają natychmiastowej reakcji, a które mogą poczekać. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą wiedzieli, jak postępować w takich sytuacjach i nie będą czuć się przytłoczeni obowiązkami, które należą do pracy, ale powinny być realizowane w godzinach roboczych.

W sytuacji, gdy pracownik nie ma ustalonego limitu godzin pracy, warto korzystać z opcji automatycznych odpowiedzi, które będą informować innych o tym, że nie jesteśmy dostępni. Czasami dobrze jest także poinformować swojego przełożonego o tym, kiedy planujemy wyłączyć telefon, aby uniknąć niepotrzebnego stresu związanego z brakiem dostępności.

 

 

Autor: Radosław Jasiński